Кадровый аудит

В понятие кадрового аудита мы вкладываем как проверку соблюдения компанией-клиентом трудового законодательства, так и проверку корректности расчетов и уплаты обязательных отчислений за сотрудников Вашей организации.

За последние годы существенно усилились меры административной ответственности за нарушение трудового законодательства и охраны труда. Контролирующие органы активно штрафуют за не вовремя уплаченные взносы и поданные сведения. В связи с этим, при проведении контрольных мероприятий общая административная ответственность к работодателю может достигнуть существенных сумм, порой даже превышающие налоговые риски по основным налогам.

В процессе аудита выявляется наличие и экспертиза кадровых документов, обязательных для всех организаций без исключения в силу требований законодательства, а также документов, обязательных для Вашей организации в силу специфики деятельности.

После проверки кадровой документации руководство компании получает реальное представлении о состоянии кадровых документов. Будут обнаружены пробелы в ведении кадрового документооборота и даны советы по их устранению.

Мы можем провести выборочную или сплошную проверку кадровых документов, что позволит дать либо общее представление о состоянии кадрового учета и определить зоны риска и выявить типичные ошибки в кадровом учете, либо показать полную картину состояния кадровой документации. В результате Вы получите профессиональные практические рекомендации по устранению выявленных нарушений, решению проблем и снижению рисков.

Основные цели кадрового аудита:

Выявить риски (в т.ч. налоговые) в ведении кадрового учета;
Снизить вероятность штрафов;
Получить заключение независимого аудитора о состоянии кадрового учета

Побочная цель кадрового аудита:

Получить информацию о профессионализме специалистов кадровой службы, о наличии фактов умышленного нарушения трудового законодательства.

Результат:

Письменная информация по результатам проведенного кадрового аудита с указанием нарушений, выявленных аудитом и рекомендации по их исправлению.
Своевременная ликвидация слабых мест при ведении кадровой документации, минимизация рисков штрафов от проверяющих органов.

Это хороший дополнительный инструмент для любого собственника, желающего быть всегда осведомленным о состоянии своего бизнеса.

Стандартный кадровый аудит включает:

Проверка локально-нормативных актов;
Проверка наличия и правильности составления документов по учету кадров;
Проверка и регистрация кадровых приказов;
Проверка личных дел сотрудников;
Проверка порядка ознакомления сотрудников с локально-нормативными актами;
Оценку состояния кадрового потенциала;
Проверка правильности хранения кадровой документации.

Комплексный кадровый аудит помимо указанных выше процедур также включает:

аудит участка «заработная плата»;
выявление налоговых рисков и составление рекомендаций по их устранению.

Дополнительные услуги:

устранение нарушений, выявленных в ходе кадровой проверки силами наших специалистов;
повторная проверка кадровой документации, если заказчик устранил нарушения своими силами;
разработка локально-нормативных актов под специфику Вашей компании.

Наша практика показала, что инвестиции в кадровый аудит себя окупают, повышают защищенность и привлекательность компании.

Мы рекомендуем проводить проверку кадровых документов в следующих случаях:

при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
если участились случаи жалобы работников, при увольнении, предоставлении отпуска и т.д.;
если работники грозятся пожаловаться в трудовую инспекцию (особенно уволенные работники);
при смене руководителя организации;
при массовом увольнении работников;
при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
если организация запланирована на проверку государственной инспекцией труда;
в некоторых других случаях.

Этапы кадрового аудита:
Аудит кадровой документации как правило проводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.

Этап 1: Организационный
Во время этого этапа необходимо:

выяснить с какой целью заказчику нужно проверить кадровые документы (внутренний контроль или подготовка к проверке);
определить сроки проведения аудита. Они зависят в основном от количества сотрудников, а также от вида деятельности. Сроки могут варьироваться от нескольких дней, до нескольких месяцев;
издать приказ о проведении аудита кадровой документации.

Этап 2: Согласование перечня документов, подлежащих проверке
Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В зависимости от того, к какой отрасли относится предприятие, необходимо составить перечень документов, который в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

К обязательным документам относятся:

штатное расписание (Т-3) с приказом об утверждении;
трудовые договора и договора о материальной ответственности;
приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и прочие кадровые приказы;
личные карточки (форма N Т-2);
график отпусков;
уведомления работников о времени начала отпуска;
графики сменности (в случае работы по сменам);
табеля учета использования рабочего времени;
правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
положение по защите персональных данных работника и расписки на обработку персональных данных;
трудовые книжки при их ведении на бумажном носителе;
книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ней) (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (Приложение N 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
должностные инструкции;
локальные нормативные акты (положение об оплате труда, положение о премировании, положение о командировках и т.п.);
локальные акты по охране труда (инструкция по охране труда, журнал регистрации вводного инструктажа (ГОСТ 12.0.004-90), положение о коммерческой тайне);
результаты проведенной специальной оценки условий труда (ст. 212 ТК РФ, Федеральный закон от 28.12.2013 N 426-ФЗ).

Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.

Этап 3: Проверка и анализ документов
Для начала проверяется наличие кадровых документов. Затем анализируются предоставленные документы с точки зрения требований законодательства. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Большое внимание уделяется взаимоувязке документов, например, в трудовых договорах должность и оклад должны соответствовать утвержденному штатному расписанию и приказе о приеме на работу и т.д.

При проверке документов по охране труда необходимо проверить подписи работников о проведении первичного инструктажа и периодических инструктажей.

С проведенной специальной оценкой труда работники должны быть ознакомлены, условия труда вносятся в трудовой договор (это обязательное условие труда). Если на рабочих местах выявлены вредные факторы, то в отчете указываются дополнительные гарантии для работников, работающих на таких местах, например: дополнительный отпуск, доплата за вредность, сокращенный рабочий день и т.д. В этом случае необходимо проверить предоставляет ли работодатель эти гарантии.

Этап 4: Оформление отчета по кадровому аудиту
Законодательством не установлена форма отчета по аудиту кадровой документации. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, проводящей кадровый аудит. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.

При составлении отчета учитываются пожелания заказчика, что конкретно он хочет увидеть в отчете, какие нюансы можно расписать в общем, а какие подробно. В отчете также можно указать нарушенные статьи и статьи штрафных санкций с размерами возможного штрафа.